SIB-Utrecht verzamelt op verschillende plekken gegevens van
betrokken personen. In het kader van de nieuwe AVG-wet schrijft de vereniging
uit waar de gegevens voor dienen en hoe dit wordt gewaarborgd. De relatie die
met SIB-Utrecht wordt aangegaan, heeft altijd recht om ‘vergeten’ te worden mits
hierbij geen andere juridische aspecten worden overschreden (te denken aan het
financiële plicht om boekingen te bewaren en te kunnen verantwoorden).
Mits u zich op welke manier dan ook inschrijft bij SIB; als lid, reunist, donateur
of bezoeker van een activiteit, dan gaat u akkoord met de volgende voorwaarden.
Ik geef toestemming onder deze voorwaarden:
– Mijn toestemming geldt alleen voor de hieronder beschreven redenen, gegevens en personen / instellingen.
– SIB-Utrecht informeert mij over de gegevens die over mij worden uitgewisseld en de gegevens die over mij worden geregistreerd. Dat betekent bijvoorbeeld dat SIB-Utrecht mij uitlegt om welke specifieke gegevens het gaat en waarom deze gegevens noodzakelijk zijn om mij van dienst te kunnen zijn.
– Als gegevens niet (meer) noodzakelijk zijn zal SIB-Utrecht deze niet registreren dan wel verwijderen.
– Ik kan ervoor kiezen om geen toestemming te geven of om alleen voor bepaalde delen toestemming te geven. SIB-Utrecht legt uit wat de gevolgen voor mijn lidmaatschap zijn als ik (voor bepaalde) gegevens of personen geen toestemming geef.
– Ik kan op elk gewenst moment mijn gegevens bij SIB-Utrecht opvragen en inzien.
De rol van toestemming in het sociaal domein
– Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken. In sommige gevallen zal het intrekken van toestemming gevolgen hebben voor mijn lidmaatschap. SIB-Utrecht zal mij hier van geval tot geval over informeren.
Gegevens over mij op te nemen in Conscribo (administratiesysteem).
Naam en geboortedatum, emailadres (Verplicht voor lidmaatschap)
Deze gegevens zijn nodig omdat:
We moeten het desbetreffende lid namelijk aan kunnen spreken en weten of hij/zij überhaupt lid mag zijn (leeftijd). Ook moeten we met hem/haar kunnen corresponderen via de mail.
IBAN nummer, onderwijsinstelling, opleiding (verplicht voor lidmaatschap)
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Zonder IBAN-nummer kunnen we geen contributie innen en zonder contributie te betalen is het niet mogelijk om lid te zijn. Zonder opleiding en onderwijsinstelling is het helaas ook niet mogelijk om lid te zijn, omdat de Universiteit Utrecht deze gegevens van ons verlangt. Als wij deze niet leveren krijgen we geen financiële tegemoetkomingen van de UU meer en dat zou het einde van SIB-Utrecht betekenen.
Handtekening /online akkoord
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Het desbetreffende lid anders niet officieel ingeschreven is en we dan ook geen contributie van hem of haar kunnen innen.
Mobiele nummer
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Anders is het betreffende lid niet bereikbaar voor of tijdens activiteiten. Als het lid zich bijvoorbeeld op heeft gegeven voor een activiteit maar hij of zij is er niet, dan kunnen we hem/haar bellen om te vragen of hij/zij nog komt.
Adresgegevens
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Anders kunnen we het lid geen SIBlink of eventuele overige post sturen.
Contactgegevens van een contactpersoon: naam, telefoonnummer
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Anders kunnen we niet een contactpersoon benaderen in geval van nood.
Dieetwensen: Allergisch/ vegetariër
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Anders kunnen we niet de activiteiten afstemmen op de eetwensen van het betreffende lid.
Medische zaken of andere relevante informatie omtrent gezondheid
Deze gegevens zijn nodig omdat:
Anders kunnen we niet de activiteiten afstemmen op de wensen van het betreffende lid.
Foto’s
Door middel van foto’s te gebruiken op social media en de website van SIB (sib-utrecht.nl) willen we het imago van SIB zo aantrekkelijk mogelijk maken en zodoende nieuwe leden trekken.
Andere instanties:
SIB-Utrecht verstrekt alleen getallen aan de Universiteit Utrecht, zoals hoeveel van onze leden er aan de Universiteit studeren. Namen en andere gegevens die terug kunnen leiden naar bepaalde leden worden niet verstrekt.
Mocht SIB-Utrecht om wat voor reden dan ook gegevens willen verstrekken aan andere instanties, bijvoorbeeld voor het deelnemen aan een activiteit, zal SIB-Utrecht dit nooit doen zonder de desbetreffende leden hiervan op de hoogte te stellen en om toestemming te vragen.