Privacybeleid

Pagina up-to-date vanaf februari 2025.

Merk op dat het beeldbeleid deel uitmaakt van het privacybeleid. Alleen de Nederlandse versie is van juridische waarde. De bovenstaande documenten zijn versie 2024 oktober.

Privacybeleid V2.0

Deze vertaalde versie wordt hier verstrekt voor het gemak. Bezoek https://sib-utrecht.nl/documents#privacy voor de officiële Nederlandse meest recente versie.

1. Welke persoonsgegevens slaan we op?

De volgende persoonsgegevens worden opgeslagen in de administratie en zijn noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging.

• Naam, adres, woonplaats
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Registratiedatum
• Onderwijsinstelling
• Betalingsgegevens

Bovendien worden optionele gegevens over u opgeslagen. Er is bijvoorbeeld de mogelijkheid om medische informatie te verstrekken zoals voedingsvoorkeuren, allergieën of handicaps. U bent vrij om deze optionele gegevens met ons te delen. Door dit te delen, gaat u ermee akkoord dat we deze informatie opslaan voor de duur van de activiteit waarvoor u de informatie verstrekt. Als u optionele informatie verstrekt wanneer u zich registreert, zoals medische gegevens of uw persoonlijke voornaamwoorden, slaan we de informatie op voor de duur van uw lidmaatschap (tenzij u aangeeft dat u deze wilt verwijderen, zie ook hoofdstuk 8). Wij stellen u ook als niet-verplichte vraag welke majoor u volgt wanneer u zich registreert. Dit geeft ons meer inzicht in de deelname van studenten aan SIB. We kunnen onze lezingen hierop afstemmen.

We maken video- en audio-opnames tijdens activiteiten die we organiseren. U kunt aangeven op welke manier wij video- en audio-opnames kunnen gebruiken waarop u verschijnt. U kunt dit aangeven door akkoord te gaan met ons beeldbeleid, waarin staat op welke manier we deze video- en audio-opnames mogen gebruiken. Bovendien kunnen wij aanvullende persoonsgegevens verwerken wanneer u zich bijvoorbeeld registreert voor een activiteit, commissie of vereniging of wanneer u vrijwillig aanvullende informatie verstrekt in enquêtes. We geven aan welke extra gegevens worden verwerkt en voor welk doel, voordat u zich verbindt aan enige verplichtingen, zodat u altijd de optie om uit te schrijven.

2. Waar gebruiken we deze gegevens voor?

Verplichtingen
Allereerst gebruiken we uw gegevens om aan een aantal verplichtingen te voldoen. We gebruiken bijvoorbeeld uw persoonsgegevens om onze financiën bij te houden, door te controleren of u aan uw betalingsverplichtingen hebt voldaan. Daarnaast zijn we wettelijk verplicht om onze administratie in orde te hebben, die naam en adresgegevens en transactiegegevens moet bevatten. Bovendien zijn wij verplicht ervoor te zorgen dat bij het serveren van alcohol alleen volwassenen toegang hebben. Hiervoor hebben we ook uw geboortedatum nodig. Tot slot moeten we kunnen aangeven hoeveel van onze leden studenten zijn, om in aanmerking te komen voor een aantal regelgevingen van de Universiteit Utrecht en de Hogeschool Utrecht (University of Applied Sciences in Utrecht), dus daarom bewaren we ook waar je studeert.

U en anderen op de hoogte houden
Wij gebruiken uw contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) om u op de hoogte te houden van updates over de vereniging, data van algemene vergaderingen of wijzigingen van voorwaarden (zoals dit Privacybeleid). We gebruiken ook uw gegevens om te reageren wanneer u contact met ons opneemt. Als u zich aanmeldt voor onze wekelijkse e-mail (de e-SIB), gebruiken wij uw gegevens om u deze nieuwsbrief te sturen, evenals herinneringen voor activiteiten. We gebruiken ook uw geboortedatum om anderen te informeren over wanneer uw verjaardag is.

Organiseren en personaliseren
Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens, zoals naam en bijbehorende registratiegegevens, om activiteiten te kunnen organiseren. We gebruiken uw gegevens ook om u relevante informatie te verstrekken wanneer u zich registreert voor een activiteit, bijvoorbeeld door u een informatiemail te sturen of door u in een Whatsapp groupchat te plaatsen Als u ons toestemming heeft gegeven om informatie over uw voedselvoorkeuren, allergieën of handicaps op te slaan, kunnen we deze informatie gebruiken om activiteiten op u af te stemmen. We kunnen bijvoorbeeld rekening houden met voedselvoorkeuren en allergieën tijdens een diner.

Verbetering van de organisatie
Wij gebruiken uw persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, persoonlijke voornaamwoorden (indien u ze verstrekt), registratiedatum, studie en school, om onze organisatie te verbeteren. We doen dit door een profiel van je te behouden. Dit profiel bestaat uit deze persoonsgegevens, gecombineerd met informatie die we verzamelen over uw activiteit binnen de vereniging. Het gaat erom of u in een commissie zit en in welke commissie. Daarnaast kunnen we ook informatie toevoegen die u zelf aan dit profiel verstrekt; we kunnen bijvoorbeeld de resultaten van een enquête toevoegen. Een voorbeeld hiervan is een enquête waarin u invult in welke commissie u in de toekomst wilt deelnemen. Wij kunnen u dan een bericht sturen als er in deze commissie een plekje vrij komt.

3. Wie kan deze gegevens bekijken?

SIB-Utrecht neemt de privacy van haar leden zeer serieus. In principe delen wij uw persoonsgegevens nooit met derden. De enige uitzondering hierop is wanneer we een activiteit organiseren met een of meer derden. Als u zich voor een dergelijke activiteit registreert, gaat u ermee akkoord dat wij uw persoonsgegevens door de betrokken partijen kunnen laten verwerken. Wij geven vooraf aan welke partijen dit zijn.

Binnen de vereniging is het huidige bestuur verantwoordelijk voor uw gegevens. Zij vormen het contactpunt voor vragen of problemen. Bovendien behoudt het bestuur zich het recht voor om leden toegang te geven tot uw persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer het kookcomité inzicht wil krijgen in wie allergieën heeft, of wanneer een commissie wil weten welke leden zich hebben ingeschreven voor een activiteit. Leden kunnen ook namens het bestuur persoonsgegevens verzamelen. Het bestuur zorgt ervoor dat persoonsgegevens correct en veilig worden behandeld. Wij gebruiken een aantal diensten om uw gegevens op te slaan. Deze diensten zorgen voor de beveiliging van uw gegevens in overeenstemming met de wet. Als er een datalek optreedt bij een van deze diensten, informeren wij u hierover. Als u vragen heeft over uw privacy of de beveiliging van uw gegevens, neem dan contact met ons op via info@sib-utrecht.nl.

4. Verzamelt u automatisch gegevens?

Ja, zolang u lid bent, verzamelen wij gegevens over uw deelname aan de vereniging. Dit omvat bijvoorbeeld welke activiteiten u registreert of hoe u het gepersonaliseerde deel van de website gebruikt. We gebruiken deze informatie om onze organisatie te verbeteren. We maken geen geautomatiseerde keuzes op basis van deze gegevens; een persoon houdt altijd toezicht op keuzes die op basis van deze informatie worden gemaakt. Heeft u hierover meer vragen, neem dan contact met ons op.

We verzamelen ook gegevens over het gebruik van de website. We gebruiken deze gegevens om de gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren en om de effectiviteit van advertenties te meten.

5. Hoe lang worden mijn gegevens opgeslagen?

SIB-Utrecht is, net als alle andere Nederlandse verenigingen, verplicht uw betalingsgegevens 7 jaar op te slaan. Deze kunnen niet worden geanonimiseerd of verwijderd zodra u zich uitschrijft. Bovendien slaan we opnames van afbeeldingen en geluiden voor een periode van maximaal 10 jaar op, tenzij u uitdrukkelijk aangeeft dat uw opnames van afbeeldingen en geluiden langer kunnen worden opgeslagen. Tot slot, wanneer u zich afmeldt, kunt u aangeven dat u wilt worden opgenomen in het alumni bestand. Uw naam, registratiedatum en de registratiedatum en contactgegevens worden in dit bestand opgeslagen totdat u aangeeft dat u er uit wilt worden verwijderd. We voegen ook aan deze gegevens toe of je lid werd van verdienste toen je je afmeldde. Alle resterende gegevens worden verwijderd bij afmelden. Als u eerder gegevens wilt verwijderen of wilt wijzigen welke gegevens we over u kunnen opslaan, neem dan contact met ons op.

6. Hoe reageert SIB-Utrecht op juridische verzoeken?

Wij kunnen uw gegevens gebruiken, opslaan en delen in verband met een wettelijk verzoek (zoals een huiszoekingsbevel, gerechtelijk bevel of dagvaarding). We zullen dit alleen doen als we geloven dat we daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Hoe informeren wij u over wijzigingen in de privacyvoorwaarden?

If we change these privacy conditions, we will discuss this during the General Members Assembly (GMA). Prior to this meeting, we will send a message with the proposed changes. The change to the privacy conditions will take effect if they have been approved by the GMA.

If you do not agree with the changes, you can choose to have your data deleted. See also chapter 8.

8. I would like my data to be deleted

When deleting data, we distinguish between necessary and optional data. If you want your data to be deleted, you can contact us. We can then explain which data is necessary or optional. If the data is optional, we will delete it for you. If you want necessary data to be deleted, you must unsubscribe from SIB. This is necessary because processing this data is required for the functioning of the association. When you unsubscribe, we can delete this data for you, provided that we are not obliged to retain it for longer.

9. Can I view my data?

You have a legal right to know whether and what data we collect from you, to view and improve it. If you want to know more about your data, please contact us by email.