Droom jij van een jaar vol SIB, ontmoetingen met andere verenigingen en organisaties, buitengewone borrels, diverse uitdagingen en vooral heel veel inhoud en gezelligheid? Gaat jouw hart sneller kloppen van lezingen, vrimibo’s, reisjes, symposia, maar ook verantwoordelijkheid, organiseren en het voortouw nemen? Dan is besturen bij SIB iets voor jou!
Ben jij hiernaar op zoek?
• Vier of vijf ontzettend leuke bestuursgenoten
• Een jaar dat je nooit gaat vergeten en waar je veel van leert
Lijkt dit je een interessante uitdaging, stuur dan je cv en motivatie naar info[at]sib-utrecht.nl. Graag horen wij in welke twee (of meer) functies je geïnteresseerd bent.
President
Als Voorzitter ben je leidend in het aangeven van de weg die het bestuur bewandelt en houd je in de gaten of dit de gewenste richting is. Daarnaast zorg je ervoor dat je bestuursgenoten gemotiveerd blijven en begeleiding krijgen, indien nodig. Als Voorzitter geef je richting én ben je er voor bestuursleden om op terug te vallen. Het is hierbij belangrijk dat je goed overzicht kunt houden, stressbestendig bent en vol enthousiasme zit.
Verder ben je als Voorzitter het visitekaartje van SIB, bijvoorbeeld bij Uglobe, naar de UU en HU en de overheid. Daarvoor moet je representatief zijn. Assertiviteit is een pré, maar niet noodzakelijk.
Taken van de Voorzitter zijn onder andere:
- Het voorbereiden en leiden van bestuursvergaderingen en ALV’s
- De huisvesting van de vereniging waarborgen
- Het ondersteunen en motiveren van bestuursgenoten
- Leidend zijn in het schrijven van beleid en het jaarverslag
- Het vertegenwoordigen van de vereniging
- Zitting nemen in het bestuur van de Federation International Student Association en SIB-Nederland
- Het contact met de Raad van Advies onderhouden
- Boekhouding van de Penningmeester checken
Secretary
De Secretaris is het organisatorisch brein achter het bestuur. De Secretaris zorgt ervoor dat de nieuwsvoorziening soepel loopt (denk aan de website en de eSIB). Een andere belangrijke taak is het bijhouden van de administratie en stroomlijnen van kennisbehoud. Daarbij komt bijvoorbeeld ook het notuleren bij de bestuursvergaderingen en de ALV’s.
Als Secretaris ben je vooral ook een algemeen bestuurslid. Dit betekent dat je veel tijd over hebt om je bestuursleden te ondersteunen, bijvoorbeeld door een haphop-locatie uit te zoeken voor de Commissaris Intern. Ook heb je de vrijheid je eigen projectjes te creëren of om je in te zetten in bepaalde commissies.
Taken van de Secretaris zijn onder andere:
- Het onderhouden van de nieuwsvoorziening (website, eSIB, andere mails)
- Bijhouden van de administratie en stroomlijnen kennisbehoud
- Updaten van de website in samenwerking van de ICT commissie
- Algemeen bestuurslid zijn
Treasurer
De Penningmeester is verantwoordelijk voor het beheren van het geld. Met ‘behering’ worden hier twee zaken bedoeld. Ten eerste draagt de Penningmeester verantwoordelijkheid voor de keuzes betreffende de besteding van geld. Hiervoor is het belangrijk dat de Penningmeester begrotingen opstelt samen met medebestuursleden en/of commissieleden, dat je altijd met anderen de communicatie onderhoudt betreffende geldbesteding en dat je eventueel ook streng kan zijn en grenzen kunt aangeven.
Ten tweede zorgt de Penningmeester voor het nauwkeurig vastleggen waar geld aan besteed is, door middel van het bijhouden van de boekhouding. Wat dit betreft is het belangrijk dat je secuur kan werken en snapt wat cijfers zijn. Verdere taken zijn bijvoorbeeld geld incasseren, facturen verzenden en betalen en streeplijsten bijhouden.
Taken van de Penningmeester zijn onder andere:
- Jaarbegroting van de vereniging opstellen (in samenspraak met medebestuursleden)
- Begrotingen per activiteit opstellen (in samenspraak met commissieleden)
- Boekhouden
- Financieel halfjaar- en jaarverslag opstellen en presenteren aan de ALV
- Alle overige zaken met betrekking tot het beheren van de financiën (incasseren, facturen betalen e.d.)
- Het contact met de Kas Commissie onderhouden
Commissioner of Acquisition
Met ‘acquisitie’ verwijzen we naar het verwerven van subsidies van fondsen voor onze inhoudelijke activiteiten. De Commissaris Acquisitie draagt hiervoor verantwoordelijkheid en zit de Acquisitie Commissie voor, die jou ondersteunt in deze functie.
De Commissaris Acquisitie denkt na over welke activiteiten in het jaar mogelijk in aanmerking komen voor subsidies van fondsen. Te zijner tijd stel je de aanvragen en afrondingen op. Hierbij is het belangrijk dat voor de aanvraag een gedetailleerde begroting opgesteld is, en bij de afronding ook een nauwkeurige realisatie. Daarnaast is het van groot belang dat de Commissaris Acquisitie een goede taalvaardigheid heeft, aangezien communicatie met fondsen over het algemeen schriftelijk gebeurt en de geschreven teksten netjes en verzorgd moeten zijn.
Taken van de Commissaris Acquisitie zijn onder andere:
- Communicatie onderhouden en afspraken maken met fondsen
- Aanvragen en afrondingen opstellen en verzenden
- Begrotingen en realisaties van betreffende activiteiten opstellen
- Ervoor zorgen dat promotie-eisen van fondsen nageleefd worden
- De Acquisitie Commissie voorzitten
Commissioner of Internal Affairs
Als Commissaris Intern ben je verantwoordelijk voor de integratie en binding van leden aan de vereniging. Het eerste houdt in dat je vorm geeft aan de vier introductieperiodes en ervoor zorgt dat nieuwe leden zich snel thuis voelen en actief worden binnen commissies en/of genootschappen. Daarnaast stuurt de Commissaris Intern de Interne Commissie aan en zorgen zij er gezamenlijk voor dat leden zich verbonden blijven voelen met SIB. Dit gebeurt door middel van geregeld contact met leden, leden-waardering en het organiseren van activiteiten. De Commissaris Intern stuurt het grootste deel van de commissies en genootschappen die SIB-Utrecht rijk is aan. Eén van je belangrijkste taken als Commissaris Intern is dat je een aanspreekpunt bent voor alle leden. Het is daarom belangrijk dat je in elke situatie vertrouwelijk kunt omgaan met informatie die leden met je delen en dat je goed kunt luisteren. Daarnaast is een open houding en een dosis enthousiasme een pré binnen deze functie.
Taken van de Commissaris Intern zijn onder andere:
- Het aansturen van de Interne Commissie (IC)
- Het waarborgen van ledenintegratie en -binding in samenwerking met de IC
- Vorm geven aan de drie jaarlijkse introductieperiodes die SIB-Utrecht kent
- Het waarborgen van ledenbinding door middel van contact, leden-waardering en het organiseren van (verenigingsbrede) activiteiten, waaronder een aantal themaweken in samenwerking met de Commissaris Extern
- Het aansturen van commissies en genootschappen
Commissioner of External Affairs
Als Commissaris Extern draag je in de eerste plaats zorg voor het inhoudelijke programma van SIB. Je begeleidt de leden van de Externe Commissie (EC) in het voorbereiden van de dinsdagavonden en je bent eindverantwoordelijk voor het dinsdagavondprogramma in het geheel. Daarnaast ben je op de dinsdagavond verantwoordelijk voor het verloop van de avond. Dit vraagt dat je goed kunt samenwerken, overzicht hebt en stressbestendig bent. Ook is het van belang dat je affiniteit hebt met het organiseren van lezingen en de tweewekelijkse Twists.
Naast de dinsdagavonden ben je ook verantwoordelijk voor andere inhoudelijke activiteiten binnen SIB. Je begeleidt naast de EC ook de Filmcommissie bij de organisatie van filmlezingen, de Symposiumcommissie en je helpt bij de begeleiding van de Activiteiten Commissie.
De taken van de Commissaris Extern zijn onder andere:
- Coördineren van het dinsdagavondprogramma
- Het leiden van de Externe Commissie
- Het begeleiden van (commissie-)leden en externe organisaties bij hun programma’s binnen SIB
- Het begeleiden van de Film Committee en de Symposium Committee
- Samenwerken met de Commissaris Intern, Activiteiten commissie en Externe commissie wat betreft themaweken
Commissioner of Promotion
De Commissaris Promotie is onder andere verantwoordelijk voor het bekend maken van SIB-Utrecht en haar programma onder een breder publiek, het bereiken van geïnteresseerden en het werven van nieuwe leden. Het is dus van belang dat de Commissaris Promotie makkelijk nieuwe contacten kan aangaan en creatief is in het bedenken van oplossingen. Ook het ontwerpen en vormgeven van het promotiemateriaal in programma’s zoals Photoshop, Illustrator en Canva is van belang. Daarnaast staat de Commissaris Promotie aan het hoofd van de Promotie commissie (PC). Deze commissie ondersteunt je bij het bedenken en het uitvoeren van de bedachte plannen.
De taken van de Commissaris Promotie zijn onder andere:
- Het promoten van SIB-Utrecht naar externen
- Het ontwerpen van promotiemateriaal
- Het aansturen van de Promotie commissie, de UIT-commissie, en eventueel de jaarboek/almanakcommissie
- De promotie op dinsdagavonden aansturen
- De commissaris PR van andere commissies inwerken
Commissioner of Sponsorship
De Commissaris Sponsoring is met name verantwoordelijk voor het aangaan en onderhouden van sponsor-contacten en overige samenwerkingsverbanden. De Commissaris Sponsoring is dus voor een groot gedeelte verantwoordelijk voor het onderhouden van externe contacten wat betreft de promotie en sponsoring.
De taken van de Commissaris Sponsoring zijn onder andere:
- Het zoeken van sponsormogelijkheden en onderhandelen van sponsorcontracten
- Het creatief denken over samenwerkingsverbanden daar waar sponsoring-mogelijkheden beperkt zijn
- De sponsoring voor de SIB-link, het Symposium en de UIT regelen
Huidige situatie
Op dit moment is er een afzonderlijke functie binnen het bestuur, de Commissaris Digitale Zaken.
We zien je sollicitatie graag tegemoet! Nogmaals, als je vragen hebt, stel ze gerust aan een huidig bestuurslid. Ook als je gewoon even vrijblijvend wil kletsen! We helpen je graag.